面對COVID-19，制定應急預案正當其時

香港 -- (美國商業資訊) -- 新冠肺炎疫情凸顯出積極主動的應急預案和危機管理對公司的重要性。Nicky Burridge的報道揭示出制定應急預案的最佳方法，以及企業如何在嚴峻的現實危機中保持敏捷的應變能力。

今年2月，英國最大的汽車制造商捷豹路虎（Jaguar Land Rover）派員工到中國内地取貨，他們回來時箱子里裝滿了中國制造的汽車零部件。盡管采取了這一行動，但這個有三家英國工廠每年生産近40萬輛汽車的集團仍然警告說，由于新冠肺炎疫情導致供應鏈中斷，該集團面臨著零部件可能在短短兩周内用完的風險。捷豹路虎首席執行官Ralf Speth當時表示：“本周的生産是有保障的，下周也有保障，第三周……我們將缺少零部件。”

從供應鏈中斷到消費者需求下降，再到員工無法上班，世界各地的企業都受到了新冠肺炎疫情的影響。世界經濟論壇估計，短期疫情沖擊可能導致2020年全球國内生産總值萎縮3%。同時，由于外遊限制和保持社交距離措施預計將持續數月，經濟學家預測，今年全年的企業裁員和破産水平將持續上升。

此次疫情的爆發凸顯出應急預案和危機管理對公司的重要性，以及沒有做好准備的後果。

在疫情爆發之前，從氣候變化到地緣政治緊張局勢等一系列問題也給公司的商業計劃帶來了更多風險。普華永道會計師事務所（PwC）法務會計的主管合夥人John Donker表示，現在管理危機已經成為商業生活中的事實。普華永道早在這場疫情爆發之前進行的《2019年全球危機調查》顯示，69%的受訪者稱在過去五年中至少經曆過一次危機，95%的受訪者預計未來將面臨一次危機。他說：“不管是全球性事件還是孤立事件—比如網絡攻擊或社交媒體攻擊—都存在風險，企業如何應對和擺脫危機與企業的准備充分程度直接相關。”

國際會計師聯合會（IFAC）中小型企業/中小型會計師事務所及研究部主管Christopher Arnold對此表示贊同。“在這個前所未有的不確定時代，包括中小型企業和中小型會計師事務所在内的所有組織，比以往任何時候都更需要關注危機和風險管理以及業務持續性規劃。”

畢馬威中國（KPMG China）反洗錢及制裁合規服務合夥人Rani Kamaruddin指出：“大多數公司都有應對台風或嚴重水災等導致的短期業務中斷的應急預案，然而，面對規模更大或性質更嚴重的挑戰（例如新冠肺炎疫情爆發）時，這些預案可能是不夠的。”

未能制定應急預案將對公司産生廣泛影響。利華會計師事務所（NOVA CPA）創始人、香港會計師公會會員李文韬指出，潛在影響包括收入損失、企業聲譽損失、人力資源問題、潛在的健康和安全責任，甚至連將來的保險費也會增加。

制定應急計劃

安永會計師事務所（EY）香港及澳門區主管合夥人、公會會員陳瑞娟將應急預案形容為企業應對非常事件的藍圖，它使企業能盡快恢複正常的業務運作。她建議，應急預案的關鍵第一步是建立一支跨部門危機管理團隊。這支團隊應該包括公司負責人，以及來自一線專業人員、法律部門、IT部門、人力資源部門和企業傳訊部門以及辦公行政部門的代表。

德勤中國（Deloitte China）華南區主管合夥人歐振興稱，為了快速有效地應對突發事件，並將對業務的影響降到最低，公司應該在應急預案中列出關鍵人物，例如人力資源部、市場營銷部和財務部人員的任務、角色和責任。他補充道，最成功的應急預案包含一些核心要素，包括啓動和維持危機指揮中心、支持人才和戰略、保持業務連續性和融資、加固供應鏈，以及保持與客戶和商業生態系統的聯系、加強數字化能力等。

Rani Kamaruddin建議，公司的預案還應該包括替代工作安排，例如建立第二辦公地點，讓關鍵業務活動可以繼續進行，以減輕業務中斷的影響。她補充道，在目前的情況下，一些公司不得不租用額外的辦公場所，以確保他們能實行員工之間保持距離的措施。她說：“預案還應該包括確保與員工、客戶和第三方（例如供應商）及時准確地進行溝通的措施，向他們保證在這些困難時期你會與他們並肩作戰。”

Christopher Arnold建議中小型企業和中小型會計師事務所以預防、准備、應對和恢複（PPRR）框架為基礎制定應急預案，以確保對公司運營的幹擾最小。他說，公司應該考慮的因素包括：哪些物資對維持業務運營至關重要，如果全球供應鏈中斷，如何獲得這些物資，以及每天和每周密切監控現金流等等。國際會計師聯合會的《中小型會計師事務所實務管理指南》包含風險管理單元，内容涉及業務持續性規劃和災後恢複。

“業務持續性規劃和災後恢複的關鍵是將其視為一個整體功能，並在一份預案中記錄不同組成部分。”Christopher Arnold說：“它可以包括一個應急包，里面有文件，例如員工的聯系方式、客戶和供應商的詳細信息、財務信息和銀行信息，以及保險公司的詳細信息。它可能包括備份硬盤等設備和安全代碼。”

他補充道，公司應該准備一份程序手冊，完整記錄流程和操作，並應該安全可靠地保管整個應急包，或可進行異地保管。

利華會計師事務所的李文韬說，他在制定其公司的應急預案並為客戶提供應急預案建議時，一定會考慮公司的IT基礎設施，包括備份和恢複系統。他說：“如果IT人員無法對數據中心進行實際管理，那麽公司在應對當前的危機時就可能遇到困難。這就是基于雲的全自動災後恢複服務的用武之地。”

企業軟件公司Blackline亞太和日本區高級副總裁兼總經理Terry Smagh認為，擁有數據訪問權限對于幫助公司准備好應對不確定因素和危機的確非常重要。“數據就是力量，能獲取和溝通可靠信息的公司將做好充分准備，甚至在問題變成危機之前就能識別出它們。”他說：“財務團隊需要獲得關鍵業績指標和財務指標，包括實際指標和預測指標。通過將這些信息組織到控制面板中，領導者可以快速評估並更快地做出決策。”

企業面臨的風險不斷變化，因此，應急預案不應該被視為制定完就可以放到一邊的一次過工作。相反，Christopher Arnold表示，對公司的預案和方法需要定期進行檢查，在目前的環境下，公司可能每天都要進行這項工作。

在實施應急預案之前，還應對應急預案進行測試。普華永道的John Donker說：“在危機發生之前用模擬情景對應急預案進行壓力測試，將讓公司有機會解決任何問題。”

掌握彈性的工作方式

在當前的危機中，引入彈性靈活的工作方式已成為許多公司應急預案的重要内容。負責安永跨部門危機管理團隊的陳瑞娟說，安永在應對新冠肺炎疫情時的首要任務是保障員工福祉。因此，該事務所在1月推出了彈性的工作安排，包括居家辦公和團隊輪流上班，在保障員工安全的同時繼續照常運營。

利華會計師事務所的李文韬建議，企業在安排居家辦公時，應該征求企業各部門的意見以確保順利過渡，並形成書面政策，讓員工有明確的指引。他說：“設定目標並制定指導方針，幫助遠程辦公的員工知道對他們的期望是什麽，這樣他們就可以在期限之前成功完成任務。”

但是，讓員工在公司的IT網絡和基礎設施之外工作會帶來訪問權限和安全方面的挑戰。因此，John Donker說，公司必須確保員工擁有能安全遠程工作的技術，包括擁有筆記本電腦和使用虛擬專用網絡（VPN）連接到公司系統的方法。他補充道，公司還應該對VPN的帶寬進行壓力測試，以確保有足夠能力讓所有關鍵員工同時訪問該網絡。

在使用第三方應用程式等新型協作工具時，關注數據安全性和保密性也很重要。歐振興說：“有些工具的技術和用戶體驗都很先進，但安全保障能力相對較差，可能會導致數據泄露。另外，向其他國家的相關方發送信息（例如個人信息）時，檢查是否允許跨國數據傳輸也很重要。”

Rani Kamaruddin建議，應將基于雲的解決方案融入公司的整體業務應急預案：“建立雲辦公室可以實現更有效的合作，而遠程桌面訪問可能是一種讓員工能繼續居家辦公的解決方案。”

John Donker強調，除了技術之外，還需要考慮人的因素，雇主和員工之間應該建立起一種信任和尊重的文化。“對于一些人來說，在沒法與同事互動的情況下遠程工作可能是一種孤獨隔絕的體驗，尤其是當危機的原因本身是健康危機這種令人擔憂的問題時。”他說：“我們建議雇主應建立支持機制，確保員工與團隊保持聯系，增強員工對企業的歸屬感。”

Christopher Arnold表示同意：“管理層需要認識到業務中斷將以不同方式影響著員工，例如工作和家庭生活的平衡方面，尤其是有孩子的員工。靈活的方法是至關重要的。”

首席財務官和注冊會計師的作用

在這些情況下，首席財務官的首要任務應該是進行財務壓力測試並控制好支出。陳瑞娟說：“如果影響很大，且以前的預算假設和商業計劃已經不再適用，那麽首席財務官應該隨機應變，對其進行修改。”

歐振興建議，首席財務官還應該檢查公司現有的債務和信貸便利，以確保有現金可用。他說：“最重要的是，首席財務官還應該評估公司的可用資源狀況並制定計劃，在公司從虧損中恢複的同時，迅速減少現金流出以節省現金。”

李文韬補充道，首席財務官應該建立一個短期現金流監控系統，以預測現金流問題並監控流動性風險。他說：“他們還需要嚴密關注營運資本，尤其是與收取應收賬款和管理庫存積壓有關的營運資本。”他指出，企業還需要監控直接成本的上升，以及這種成本上升對整體産品利潤率的影響。在某些情況下，可能需要迅速采取行動，與供應商或客戶重新談判新條款。

首席財務官還需要評估危機情況下可能造成的任何潛在損失，例如，他們可能不得不取消預期能帶來銷路和收入的現場活動，並想辦法填補這一空白。

一般來說，注冊會計師在幫助客戶制定危機預案方面可以發揮重要作用。他們可以利用他們對公司業務運作中相互依存關系的深刻了解，幫助公司制定、評估和測試其應急預案，包括在企業内部運行模擬情景。陳瑞娟指出，注冊會計師可以幫助企業制定相應的風險管理策略，並根據不同情景進行風險識別和分析，這些都是制定應急預案的有機組成部分。

他表示，注冊會計師還可以幫助公司對未來一至三年的財務計劃進行壓力測試，在壓力測試中考慮多種不同情景。他補充道，遇到危機時，公司可能需要幫助來修改商業計劃或預算以隨機應變，同時也需要檢查運營成本以減少任何非必要開支。

Terry Smagh表示，注冊會計師可以通過對客戶財務資産和資源提供實時可見性和分析來幫助客戶。他說：“能實時取得深入見解而不是數月前數據的注冊會計師將使企業領導層能迅速做出調整，以滿足客戶和利益相關者的需求，並在困難時期做出有效反應。”他補充道，能夠獲取信息有助于評估替代措施的可行性，或計算出公司面臨的各種問題的内部及外部風險，幫助企業確定最佳的前進方向。

Christopher Arnold指出，中小型會計師事務所已經對客戶的業務運作有了廣泛了解，這使它們非常適合在危機中提供幫助。

他認為，在某些情況下，注冊會計師能就新的商業模式向客戶提供建議，比如幫助一家餐館提供外賣服務，包括管理在線支付和送餐，而對于其他在封鎖期間不得不完全關店的餐館，他們可以幫助其獲得政府支持，與供應商或債權人重新協商付款事宜，並研究可以出售哪些資産來籌集現金。

“新冠肺炎疫情危機可能會改變曆史的進程。”他說：“飄忽難測的環境為專業會計師提供了機會，他們作為值得信賴的戰略性商業顧問將發揮更大作用。”

綜合報告如何緩解危機

綜合報告可以幫助公司建立可持續商業模式，更好地緩解危機。這一做法始于全球金融危機之後，旨在幫助企業認識到財務以外的價值和風險。

國際綜合報告理事會(IIRC)首席戰略官Jonathan Labrey解釋道：“如果公司只管理財務資源，只對財務業績負責，就會錯過很多潛在價值，比如人力資本價值、知識資本價值和其他類型的價值，而這些價值都是建設可持續發展的企業所需的。”

他補充道，與此同時，公司還需要認識到以前被認為是非財務風險的問題，例如短期、中期和長期的氣候變化，因為現在這些問題對企業財務構成了風險。Jonathan Labrey說：“把財務問題和非財務問題分開已經不再能滿足要求了。”

綜合報告也是為了結束公司内部的孤島式思維和決策，轉而將公司内部的不同團隊和信息連接起來，促進綜合思維。

國際綜合報告理事會制定了一個框架，幫助公司識別不同類型的資本，在不同時間範圍内駕馭不同風險，以創造可持續的長期價值。他說：“融入這些元素是確保公司建立有彈性的商業模式的最佳方式，它可以幫助公司在非常困難的時期中把握方向，就像我們正在經曆的時期一樣。”

綜合報告也可以成為公司應急預案中的有力工具，因為它凸顯出公司未來可能面臨的各種挑戰。Jonathan Labrey說：“它提供了洞察力和預見性，作為一種治理工具確實很有幫助，應該有助于支持企業制定應急預案。”

他補充道，公司在危機發生後往往會采用綜合報告，他預計隨著公司走出當前困境，這種做法會越來越多地被采用。“我們希望我們的框架能成為一個有用的工具，即使我們開始從當前的危機中恢複過來，它也可以幫助企業渡過未來充滿不確定性的困難時期。”

在普華永道的《2019年全球危機調查》中，69%的受訪者稱在過去五年中至少經曆過一次危機，95%的受訪者預計未來將面臨一次危機。

（本文為編譯版本，原文首發于香港會計師公會會員雜志《A Plus》2020年第4期。）

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